Profil
  • Stadtverwaltung, Brandenburg an der Havel
  • rund 71.000 Einwohner
Anforderungen
  • Ersatz einer überalterten Telefonanlage an 6 Standorten im laufenden Betrieb
  • Weiternutzung vorhandener Endgeräte.

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Stadtverwaltung

Die Herausforderung

Effizientere Kommunikation
Um den Bürgern eine noch bessere Erreichbarkeit der Stadt zu bieten, setzte es sich das Gebäude- und Liegenschaftsmanagement (GLM) der Stadt zum Ziel, die rund 14 Jahre alte Telefonanlage der Stadtverwaltung kostensparend zu modernisieren.

Das vorhandene Telefon-System war zwar noch voll funktionsfähig, doch gestaltete sich die Ersatzteilbeschaffung für die in die Jahre gekommene Plattform immer schwieriger. Zudem erwartete man mehr Zukunftssicherheit und moderne Features, damit die Mitarbeiter der Verwaltung die täglichen Aufgaben noch effizienter verrichten können.

Die erwünschte, neue Kommunikationsplattform musste im laufenden Betrieb integriert und über die stadteigene Glasfaserinfrastruktur vernetzt werden. Aus Kostengründen wollte man die vorhandenen, rund 1.200 Endgeräte weiterhin nutzen. So mussten die neue Plattform und die vorhandene Endgeräte-Infrastruktur zueinander passen.

"Die einfache Administration des Systems, die wir jetzt problemlos selbst übernehmen können, spart uns bares Geld."
Sven Piotrowski, Gebäudetechnik, Zentrales Gebäude- und Liegenschaftsmanagement er Stadt Brandenburg an der Havel Eigenbetrieb (GLM)

Die Lösung

Flexibles Mitel System garantiert Investitionsschutz
DeTeWe Communications empfahl die Migration auf die Callmanager-Plattform Mitel MiVoice MX-ONE. Die vollständig IP-basierende Architektur der MX-ONE bietet eine hohe Flexibilität: Sie ist von 50 bis 500.000 Teilnehmer skalierbar und lässt mittels abgesetzter Mediagateways die problemlose Integration geografisch verteilter Standorte zu. Dabei lässt sich das System bei Veränderungen leicht anpassen. Zusätzliche Applikationen und Services können bei Bedarf mittels unterstützter Industriestandards wie etwa SIP, CSTA-V3, XML, Web Services und Microsoft Lync zentral integriert werden und stehen netzweit allen Nutzern zur Verfügung.

Am Hauptstandort implementierte DeTeWe Communications die zentrale Steuerungs- und Managementinstanz des Gesamtsystems. Die redundant über je zwei Glasfaser-Strecken (LWL) angebundenen Mediagateways der Außenstandorte greifen auf zentrale Ressourcen wie Voicemail, Ansagedienste, Gebührenerfassung und Amtszugänge zu. Zusätzliche Sicherheit sowie dynamische Lastverteilung bieten zwei weitere in den Außenstandorten terminierende Amtsübergänge. Die auf verschiedene Lokationen verteilten Vermittlungsarbeitsplätze gewährleisten eine ortsunabhängige, netzweite Callverteilung. Die bestehenden Endgeräte konnten größtenteils integriert werden.

„Wir forderten eine hybride Kommunikationsplattform, die einerseits die Weiternutzung vorhandener Technik ermöglicht, andererseits aber auch die notwendige Flexibilität garantiert, unsere künftigen Anforderungen zu unterstützen“, betont der GLM-Verantwortliche Sven Piotrowski. So kann beispielsweise ein künftiger, neuer Standort der Stadtverwaltung – das Gothische Haus – auf Basis von Voice-over-IP-(VoIP) in das Gesamtnetz implementiert werden. Langfristig plant die Stadtverwaltung einen schrittweisen Umstieg zu VoIP an allen sechs derzeit vorhandenen Standorten.

Migration im laufenden Betrieb

Den Wechsel von der alten auf die neue Plattform bereitete die GLM in Zusammenarbeit mit dem Projektteam der DeTeWe Communications vor: Kaum mehr als zwei Wochen wurden hierfür benötigt. Innerhalb eines Wochenendes während einer verkehrsarmen Zeit erfolgte dann der „fliegende Wechsel". Ein weiterer, als Puffer eingeplanter Reservetag musste nicht genutzt werden. „Wir sind bei diesem umfangreichen Projekt, Dank der engen Zusammenarbeit mit DeTeWe Communications, deutlich unter dem von uns kalkulierten Zeitrahmen geblieben", freut sich Sven Piotrowski. Für das vorab informierte Personal der Stadtverwaltung war nach Inbetriebnahme der neuen Lösung keine Schulung erforderlich. Jeder Mitarbeiter erhielt eine Kurzanleitung über die neu zur Verfügung stehenden Funktionen. Neben zentralen Applikationen können die Verwaltungsmitarbeiter jetzt beispielsweise zeitsparend Anruflisten und übergreifende Teamfunktionen nutzen. Der deutlich geringere Energiebedarf der neuen Plattform senkt die Betriebskosten und verbessert somit auch die Umweltbilanz der Stadt. Zudem erwartet die GLM eine deutliche Effizienzsteigerung im Betrieb. Über die einfache, webbasierende Managementoberfläche - MX-ONE™ Manager Provisioning - kann ein Großteil der häufigen Administrationsaufgaben in Eigenleistung vorgenommen werden. Dies senkt Aufwendungen für externe Dienstleistungen und ermöglicht vor allem eine schnelle Umsetzung der alltäglichen Änderungskonfigurationen. „Die einfache Administration des Systems, die wir jetzt problemlos selbst übernehmen können, spart uns bares Geld", ist Sven Piotrowski überzeugt. Als wichtiges, umgesetztes Projektziel bezeichnet Sven Piotrowski auch die Servicevereinbarung mit DeTeWe Communications. Der Berliner Systemintegrator gewährleistet bei etwaigen Störungen – je nach Wichtigkeit der Netzwerkkomponente – verbindliche Reaktions- und Wiederherstellungszeiten.

 

Downloads

Lösung
  • Mitel-Kommunikationsplattform MiVoice MX-ONE (ehemals Aastra MX-ONE) mit rund 1.250 Nebenstellen
  • Vereinheitlichte standortübergreifende Infrastruktur
  • Pay-per-Port-Modell
Vorteile
  • Kosteneffiziente Integration vorhandener Endgerätestruktur
  • Verbesserte Funktionalität, mehr Bedienkomfort an allen Standorten
  • Prozessoptimierung durch wesentlich vereinfachtes System-Management
  • Betriebssicherheit durch fixierte SLAs

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